Office Manager

Office Manager to inaczej kierownik biura. Jest to stanowisko spotykane we wszystkich większych firmach. Osoba, która je zajmuje, jest odpowiedzialna za właściwe funkcjonowanie biura (w węższym znaczeniu sekretariatu) bądź siedziby firmy. Do zadań Office Managera należy bieżąca obsługa dokumentacji (faksy, listy, korespondencja przychodząca i wychodząca), obsługa dostaw, zamówienia materiałów biurowych, dbałość o serwis sprzętów (kserokopiarki, aparaty telefoniczne, dystrybutory wody, urządzenia faksowe), rezerwacja biletów, przygotowywanie delegacji, kontakty z dostawcami i partnerami firmy, dystrybucja poczty wśród pracowników, uaktualnianie wewnętrznych numerów telefonów i adresów, także odbieranie telefonów.
Często kierownik biura zajmuje się także zestawieniami wydatków dla księgowości. W mniejszych firmach może być odpowiedzialny za rekrutację pracowników niższego szczebla. Oczywiście każde przedsiębiorstwo ma swoją specyfikę, dlatego też zakres obowiązków kierownika biura bywa różny w różnych firmach.

Predyspozycje
Na stanowisku Office Managera niezwykle ważne są doskonałe umiejętności organizacyjne, które pozwolą sprawnie zarządzać biurem w każdej płaszczyźnie jego funkcjonowania. Należy znać obsługę urządzeń biurowych oraz komputera (pakiet MS Office, zwłaszcza Word, Excel, Access). Istotna jest komunikatywność, wysoce rozwinięte umiejętności personalne, nienaganna kultura osobista, pewność działania. Mile widziane jest wykształcenie wyższe, choć nie jest ono warunkiem koniecznym. W niektórych firmach oczekuje się znajomości języka angielskiego, a nawet drugiego języka obcego.

Jak zostać Office Managerem?
Najczęściej kierownikiem biura zostaje pracownik, który wcześniej odpowiadał za prace sekretariatu, kwestie administracyjne, organizacyjne, szeroko rozumiane prace biurowe. Zwykle awanse odbywają się wewnątrz firmy, rzadziej stanowiska obsadzane są pracownikami z rekrutacji zewnętrznej. Średnia wieku kierowników biura wynosi 32 lata. W profesji tej zauważa się przewagę liczbową kobiet.
Doskonale zorganizowany i cieszący się uznaniem zwierzchników Office Manager może liczyć na awans w postaci stanowiska kierownika administracyjnego lub Project Managera. Czasami kierownicy biur kontynuują ścieżkę rozwoju w działach logistyki.

Zarobki
Wynagrodzenia kierowników biur uzależnione są przede wszystkim od wielkości przedsiębiorstw, które ich zatrudniają. W niewielkich firmach, gdzie Office manager jest bardziej sekretarzem czy sekretarka pensja może wynosić od 2 do 3 tys. złotych. Ale już w dużych przedsiębiorstwach, zwłaszcza z kapitałem zagranicznym, miesięczne uposażenie może być na poziomie 9 - 11 tys. złotych. Najczęściej spotykane bonusy to: premie kwartalne, auto służbowe, telefon, laptop, prywatna opieka medyczna.

Komentarze (12)

  • Ilona

    Praca ciężka i wymagająca ciągłego bycia w gotowości. Urlop to raczej nie wchodzi w grę bo po powrocie biuro jest w chaosie i ogarnięcie go graniczy z cudem. Robi się wszystko i dla wszystkich. Ja jako office manager w sporej firmie, o dużym prestiżu i świetnej lokalizacji w samym centrum dużego miasta zarabiałam 1500 zł a potem 2000 zł netto. To nie są pieniądze adekwatne do tego co się na tym stanowisku robi. Nigdy więcej takiej pracy.
    23.08.2015
  • Asia

    Ja jestem na stanowisku office managera w bardzo dużej korporacyjnej firmie i moje zarobki to 2200 bruto więc rewelki nie ma
    23.04.2013
  • magan

    Duża odpowiedzialność spoczywa na Office Manager. Odpowiada za wszystkie niepowodzenia w firmie, a sukcesem dzieli się z innymi pracownikami :) niewdzięczne zajęcie, jednak wynagrodzenie powinno zrekompensować nieprzyjemności w pracy :D
    29.10.2012
  • kamil

    Pracowałem jako kierownik placówki bankowej, zarządzałem 3 osobami i organizowałem utrzymanie biura. Praca nie jest lekka ale na efekty w postaci dobrych zarobków trzeba zapracować, a kluczem do sukcesu jest zarządzanie i umiejętność motywowania. Żeby dobrze zarządzać trzeba mieć odpowiednią wiedzę i predyspozycje przywódcze. Jeśli wiemy co robimy możemy zarobić fajne pieniądze i nie przypłacić pracy zawałem.
    04.09.2012
  • kajtek

    w dzisiejszych czasach niestety trzeba wybrać czy chce się sporo zarabiać, mając dużo roboty ale piąć się po szczeblach kariery czy nie wkładać za dużo wysiłku i zarabiać najniższą krajową, a co do office managera to na takim stanowisku pracuje moja szwagierka i nie narzeka ;)
    24.08.2012
  • mariusz

    no cięzko cięzko. Wiem co mówię. Moja żona pracuje jak office manager w dużej firmie i prace czasem przynosi do domu :/ nie dość, że tyle pracuje w tygodniu to czasem ma też pracę w domu na weekendy. Doszło też do tego, że musieliśmy zatrudnic opiekunkę do naszej córci. No ale takie życie. Jednak kasa jest spora akurat na to nie narzekamy
    12.05.2012
  • Szymon

    manager to dobra fucha w każdym tego słowa znaczeniu. Mozna chyba po zarządzaniu być managerem, również na doradztwie personalnym są zajęcia z tego przedmiotu. Także fajna kariera może nas czekac. Nie jesteśmy w pewnym sensie kierownikami, ale mamy duzo możliwości jesli chodzi o zarządanie. Wiadomo nie jest łatwo znaleźć dobrą pracę w tych czasach. Ale dużo tutaj robi doświdczenie. Miałem kiedyś znajomego co zarabiał ok 5 tys bez doświdczenia, ale on chyba po znajomości coś tam załatwiał
    01.05.2012
  • także

    Odpowiedzialne zajęcie, ale dla poukładanych osób jak znalazł ! Ja uwielbiam organizować wiele spraw, także ludzką pracę, chociaż to najcięższy z możliwych aspektów organizowania czegokolwiek. Na studiach nie do końca uczą nas praktycznej strony takiego zarządzania, dlatego praktykę trzeba zdobywać ewidentnie na własną rękę.
    30.04.2012
  • Montek

    Miałem okazje być kierownikiem biura - office manager. Byłem odpowiedzialny za logistykę biura, zarżadzanie biurem i personalem również. Prace biurowe mimo tego, że byłem kierownikiem i kazdy myslał, że nic nie robie tez musiałem wykonywać. Duzo zadan zleconych przez prezesa w obrebie zadan biurowych i organizacyjnych
    30.04.2012
  • Karcia

    Tutaj chodzi o office managera jak sama nazwa wskazuje. Nie o samego managera bo to dwa inne zawody. Tutaj manager to biurem się zajmuje i tylko w tym kierunku działa. Z pewnością organizacja musi być wysoko rozwinięta, zarządzać takim biurem to wyzwanie. Swoją drogą jestem ciekawa jak te płace kształtują się, ale tak na serio
    19.04.2012
  • Oritka

    manager to dość duże słowo. Ja mam zajęcie z KUM - kształtowanie umiejętności managera i nie jest to wcale takie proste. Teraz manager to osoba wszechstronna i mająca tkz kompetencje miekkie. Zawód trudny, pełen wyzwań. W wielu dziedzinach można się spełniać. jako manager w firmie zarzadzający karierą pracowników np. bardzo fajne zajęcie i dające wiele satysfakcji.
    17.04.2012
  • Luiza

    Oj, mogłabym być kierownikiem biura. Uwielbiam organizować, planować, papierki, biuro. Mój żywioł, Zdecydowanie.
    04.01.2012