Nowe przepisy kadrowo-płacowe obciążeniem dla pracowników

Kolejna nowelizacja Kodeksu Pracy bardzo obciąży działy kadrowo-płacowe

Komentuje dr Paweł Łuczak z Wydziału Zarządzania UŁ

Krótko po wprowadzeniu pracy zdalnej i kontroli trzeźwości przed pracownikami działów kadr i płac kolejne duże wyzwanie – nowelizacja kodeksu pracy dostosowująca polskie przepisy do unijnych dyrektyw w zakresie utrzymania równowagi praca-życie oraz zapewnienia bardziej przejrzystego i przewidywalnego zatrudnienia.

Nowe przepisy to szereg dodatkowych zadań dla pracowników działów kadrowo-płacowych, które już od dłuższego czasu są przeciążone regularnym wprowadzaniem nowych, często trudnych i niejasnych przepisów. Komentuje dr Paweł Łuczak z Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Łódzkiego.

Pracownicy działów kadrowo-płacowych, zarówno funkcjonujących bezpośrednio w organizacjach, jak i tworzonych w ramach zewnętrznych podmiotów zajmujących się usługowym prowadzeniem obsługi kadrowo-płacowej mogą mieć problem z obsłużeniem kolejnej dużej nowelizacji Kodeksu Pracy. Od 2019 roku nieustannie są oni obciążani nowymi zadaniami wynikającymi ze zmieniających się przepisów prawa pracy i podatkowego.

Maraton zmian dla kadrowych rozpoczął się blisko 4 lata temu od zmiany ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. 17 września, zaledwie dwa tygodnie przed wprowadzeniem zmian w życie, specjaliści do spraw kadr i płac musieli w ekspresowym trybie dostosować systemy komputerowe oraz sposób wyliczania wynagrodzeń. Zmiany objęły zarówno samą stawkę podatku, kwotę zmniejszającą podatek, jak i koszty uzyskania przychodu.

Kolejne lata również nie były łaskawe dla kadrowych, gdyż byli oni jedną z tych grup zawodowych, której epidemia covid-19 przysporzyła bardzo dużo pracy. Przez ponad dwa lata zmagali się oni z permanentnym chaosem w kwarantannach i izolacjach pracowników, nieustannymi zmianami przepisów i zaleceń w zakresie obostrzeń dla pracodawców, a także służyli pomocą zarządom organizacji w zakresie pozyskiwania wsparcia, zdobywania dotacji oraz walki o ulgi i umorzenia opłat dla przedsiębiorstw dotkniętych negatywnymi skutkami ekonomicznymi epidemii covid-19.

Rok 2022 w świadomości większości Polaków, a w szczególności właśnie specjalistów ds. kadr i płac, zapisał się jako okres niekończącego się chaosu w zakresie podatków od wynagrodzeń pracowników. Kilkukrotne zmiany sposobu wyliczania wynagrodzeń pracownika, odraczanie zaliczek na podatek dochodowy, konieczność wyliczania pensji na kilka sposobów i wybierania najkorzystniejszego, edukowanie pracowników w zakresie zmian w przepisach oraz gromadzenie stosów oświadczeń stały się codziennością komórek kadrowo-płacowych w organizacjach.

Czy działy kadrowo-płacowe wytrzymają kolejne obciążenia?

W bieżącym roku specjaliści ds. kadr i płac mają już za sobą liczne zmiany przepisów, takie jak wprowadzenie pracy zdalnej czy też kontroli trzeźwości w organizacji. Od 1 marca komórki kadrowo-płacowe sparaliżowane zostały stosami rezygnacji w związku z obowiązkowym autozapisem do Pracowniczych Planów Kapitałowych. Za dwa tygodnie w życie wejdą nowe przepisy, a działy kadrowo-płacowe obciążone zostaną obsługą nowych rodzajów wniosków, jak chociażby o zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej czy z powodu sprawowania osobistej opieki nad chorym członkiem rodziny. Kadrowi będą również musieli poświęcić czas na weryfikowanie i konstruowanie przyczyn wypowiedzenia umów o pracę na czas określony czy znaczne uszczegółowienie i rozszerzenie zakresu informacji o warunkach zatrudnienia przekazywanych pracownikom, które objąć będą musiały cały szereg nowych elementów.

I tak już bardzo obciążone komórki personalne będą również musiały znaleźć czas na rozpatrywanie wniosków pracowników o bardziej przejrzyste i stabilne warunki zatrudnienia, a w przypadku odmowy ich przyznania, na konstruowanie odpowiednich uzasadnień odmowy. Zdziwienie budzić może dążenie ustawodawcy do formalizowania procesu dialogu dotyczącego warunków zatrudnienia, który odbywa się między pracodawcą a pracownikiem. Miejsce dotychczasowej rozmowy z przełożonym dotyczącej oczekiwań pracownika i możliwości organizacji w zakresie poprawy stabilności jego zatrudnienia zajmie formalne wymienianie się kolejnymi oficjalnymi pismami, z których każde będzie dodatkowym obciążeniem organizacyjnym dla pracodawcy.

Pamiętać należy, iż zadania powierzane komórkom kadrowo-płacowym w organizacjach, wymagają specjalistycznej wiedzy i doświadczenia, a niejednokrotnie również bardzo dobrej znajomości samej organizacji. Nie jest zatem łatwo oddelegować te zadania innym pracownikom lub ad hoc zatrudnić dodatkową osobę do obsługi nowych zadań. Większość z nich natomiast narzucone ma niezwykle krótkie terminy wykonania wynikające wprost z zapisów kodeksu pracy.