Zmiany dla pracodawców w kontekście oficjalnego końca pandemii

Oficjalny koniec epidemii niesie za sobą wiele zmian dla pracodawców

Komentuje dr Paweł Łuczak z Wydziału Zarządzania UŁ

Dnia 1 lipca odwołany zostanie stan zagrożenia epidemicznego, który towarzyszył nam od wybuchu pandemii w marcu 2020 roku. Choć informację tą uznać można za radosną, bo jest to symboliczne zakończenie trudnych trzyletnich zmagań z koronawirusem, które wywróciły do góry nogami życie znacznej części świata, oznacza wiele zmian dla pracodawców i pracowników.

Oficjalne zakończenie stanu zagrożenia epidemicznego wiąże się z powrotem do przepisów obowiązujących przed pandemią, a także zakończeniem obowiązywania wielu preferencyjnych regulacji. Od sporej części pracowników i pracodawców wymagać to będzie wzmożonych działań w celu „powrotu do normalności” - Komentuje dr Paweł Łuczak z Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Łódzkiego.

19 czerwca opublikowano Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 16 czerwca w sprawie odwołania na Terytorium Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego. Skutkiem rozporządzenia jest koniec obowiązywania w Polsce stanu zagrożenia epidemicznego od dnia 1 lipca. Choć dla wielu Polaków ten dokument ma znaczenie jedynie symboliczne, to niesie on za sobą szereg konsekwencji dla funkcjonowania przedsiębiorstw i ich pracowników.

Przez blisko 3 lata, z uwagi na epidemię sukcesywnie zawieszano bieg lub upływ wielu terminów. Szkolenia z zakresu Bezpieczeństwa i Higieny Pracy, okresowe badania lekarskie czy też orzeczenia o niepełnosprawności, których termin upływał w trakcie trwania stanu zagrożenia epidemicznego, zachowywały ważność przez cały czas trwania stanu zagrożenia epidemicznego i pewien okres po jej zakończeniu.

Obowiązek realizacji zaległych badań profilaktycznych

Pracodawcy zobowiązani będą wykonać wszystkie zaległe badania okresowe oraz badania wstępne medycyny pracy. Obowiązek wykonywania badań okresowych został zawieszony tuż po wybuchu pandemii, aby zmniejszyć obłożenie placówek medycyny pracy pacjentami oraz ograniczyć rozprzestrzenianie wirusa. Pierwotnie planowano, aby pracodawcy zobowiązani byli do wykonania zaległych badań w terminie 60 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego. W związku z postulatami pracodawców czas ten został wydłużony do 180 dni.

Okazać może się jednak, że nawet czas wydłużony do 6 miesięcy okaże się niewystarczający. Pamiętać należy, że wielu pracodawców zawiesiło badania okresowe. Takie decyzje podyktowane były nie tylko obawą przed epidemią covid-19, lecz również względami oszczędnościowymi. Pracodawcy niejednokrotnie korzystali z okazji do optymalizacji kosztów, jaką było utrzymanie terminu ważności badań lekarskich do końca stanu zagrożenia epidemicznego.

W praktyce oznacza to, że istnieje ogromna liczba organizacji, które przez ostatnie 3 lata nie kierowały pracowników na badania okresowe medycyny pracy. Zważywszy na fakt, że badania te ważne są zazwyczaj od 1 roku do 5 lat, to w przypadku wielu pracodawców powstanie obecnie konieczność skierowania na badania nie kilku czy kilkunastu pracowników, lecz de facto prawie wszystkich osób zatrudnionych w organizacji.

Spodziewać się zatem należy znacznie większej liczby osób wykonujących badania medycyny pracy, a tym samym zwiększonych kolejek w placówkach. Jeśli pracodawcy i pracownicy będą odwlekać termin wykonania badań, sytuacja w placówkach medycyny pracy pod koniec roku może być bardzo trudna zważając na fakt, iż koniec terminu na ich wykonanie przypada na okres między Świętami a Nowym Rokiem, a jak wiadomo, dla wielu branż, jak chociażby handel czy usługi, ostatnie dwa miesiące roku są okresem wzmożonej aktywności.

Obowiązek realizacji zaległych szkoleń z zakresu BHP

Analogiczne zawieszenie terminów zastosowane zostało w przypadku szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. W tym przypadku jednak termin na uzupełnienie brakujących szkoleń jest znacznie krótszy, bo wynosi zaledwie 60 dni.

Wywiązanie się z tego obowiązku może stanowić spore wyzwanie dla pracodawców z uwagi na rozpoczynający się właśnie sezon urlopowy, który nie tylko skróci czas na odbycie szkoleń dla pracowników, lecz również stanowić będzie wyzwanie organizacyjne dla pracodawców, aby oddelegować część pracowników na szkolenia z i tak już zdziesiątkowanej przez urlopy załogi. Nie bez znaczenia będzie również w tym przypadku sama dostępność specjalistów ds. BHP, którzy mogą poprowadzić szkolenie, a którzy z jednej strony również mają zaplanowane urlopy, z drugiej natomiast nie są w stanie nagle zwiększyć kilkukrotnie liczby prowadzonych szkoleń.

Oczekiwany przez pracodawców powrót tzw. „fikcji doręczenia”

Jedną z najważniejszych zmian, na którą bez wątpienia oczekiwali wszyscy pracodawcy, jest koniec ograniczenia możliwości uznania za doręczone pism nieodebranych w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii. Przepis ten stanowił, że nieodebranych pism podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego, których termin odbioru określony w druku awizo przypadał w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można było uznać za doręczone w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz przed upływem 14 dni od zakończenia tych stanów.

Brak tzw. „fikcji doręczenia” spędzał sen z powiek wielu pracodawcom oraz specjalistom ds. kadr i płac. W praktyce regulacje „covidowe” doprowadziły do sytuacji, w której pracodawcy stali się „zakładnikami” niezwalnialnych pracowników. W niejednym zakładzie pracy na listach osób zatrudnionych figuruje jedno bądź kilka nazwisk osób, które porzuciły pracę nawet 2-3 lata temu, ale nie odebrały z poczty pisma z wypowiedzeniem umowy o pracę lub rozwiązaniem umowy bez wypowiedzenia. W praktyce, taki pracownik „widmo” nie mógł zostać skutecznie zwolniony.

Z dniem 1 lipca rozpocznie swój bieg 14-dniowy termin, po upływie którego rozwiążą się umowy wszystkich pracowników, którzy nie odebrali pism przez ostatnie 3 lata. Dla pracodawców wiązać się to będzie nie tylko z koniecznością sporządzenia świadectw pracy oraz odpowiednich dokumentów zgłoszeniowych ZUS, lecz również wypłatą ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Choć zmiana ta ucieszy wielu pracodawców, to niestety niejednokrotnie spotkać ich może nieprzyjemna niespodzianka. W przypadku pracowników uzyskujących wynagrodzenie w wysokości najniższego wynagrodzenia za pracę brak „fikcji doręczenia” okaże się dla nich bardzo opłacalny, gdyż pracodawca obliczając ekwiwalent za niewykorzystany urlop będzie musiał przyjąć do podstawy najniższe wynagrodzenie z roku 2023, a nie na przykład z roku 2020, co w praktyce oznaczać będzie znacznie większe koszty dla pracodawcy (w okresie tym najniższe wynagrodzenie wzrosło o 1000,00 zł).

Utrata przez pracodawców niektórych uprawnień

Koniec stanu zagrożenia epidemicznego to nie tylko wznowienie biegu terminów, lecz również utrata przez pracodawców niektórych uprawnień. Pracodawcy utracą prawo do udzielania pracownikowi, w terminie przez nich wybranym i bez zgody pracownika, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych (w wymiarze do 30 dni urlopu).

Wraz z końcem stanu zagrożenia epidemicznego zniknie również ograniczenie wysokości odszkodowań i odpraw na wypadek ustania stosunku pracy, które w okresie pandemii ograniczone były do dziesięciokrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

Pracodawcy utracą również możliwość wypowiedzenia w ciągu 7 dni przez pracodawcę umowy o zakazie konkurencji, obowiązującym po ustaniu stosunku pracy.

Zmiana odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego pracodawcy, u których wystąpił spadek obrotów gospodarczych lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń, mogli odstąpić od stosowania wyższego niż określony w ustawie odpisu na ZFŚS, który wynikał z postanowień układów zbiorowych pracy lub regulaminów wynagradzania ustalających wyższą wysokość odpisu. Koniec stanu zagrożenia epidemicznego oznacza dla tych pracodawców konieczność powrotu do wysokości odpisu zagwarantowanej postanowieniami układów zbiorowych pracy lub regulaminów wynagradzania.

Autor:

Dr Paweł Łuczak, Wydział Zarządzania Uniwersytetu Łódzkiego, Katedra Zarządzania Zasobami Ludzkimi, doktor nauk społecznych w dyscyplinie nauk o zarządzaniu i jakości. Ukończył studia na kierunku zarządzanie zasobami ludzkimi. Jest również absolwentem studiów podyplomowych z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej. Od 10 lat z powodzeniem łączy pracę naukową na uczelni z pracą konsultanta i trenera, prowadząc liczne szkolenia z zakresu kadr oraz naliczania wynagrodzeń, a także prowadzi własne biuro kadrowe.