Asystentka

Wymagania wobec profesjonalnej asystentki są bardzo wysokie, szczególnie że prócz oczywistych w tym zawodzie cech osobowości, musi posiadać wiele umiejętności wynikających z wiedzy i z doświadczenia. Z umiejętności podstawowych warto wspomnieć bardzo dobrą znajomość dwóch języków, znajomość obsługi komputera (Word, Excel, Power Point, programy internetowe, programy księgowe) oraz wiedzę na temat księgowości, finansów w firmie i wiedzę prawną. Wysoka pozycja asystentki na rynku pracy wiąże się z jej umiejętnościami i doświadczeniem. Dzięki temu jej status jest bliski statusowi kadry zarządzającej firmy.

Predyspozycje asystentki

Wymagania wobec profesjonalnej asystentki są bardzo wysokie, szczególnie że prócz oczywistych w tym zawodzie cech osobowości, musi posiadać wiele umiejętności wynikających z wiedzy i z doświadczenia. Dlatego też asystentkami nie zostają osoby młode i bez pewnego stażu pracy. Z cech osobowości konieczna jest asystentce dokładność i systematyczność oraz umiejętność organizowania pracy sobie i współpracownikom w zespole. Talenty interpersonalne, jak komunikatywność i umiejętność współdziałania, również się liczą. Ale kluczowa okazuje się jednak umiejętność podejmowania decyzji, samodzielność i poczucie odpowiedzialności, ponieważ asystentka często reprezentuje szefa lub firmę również na zewnątrz.

Z umiejętności podstawowych warto wspomnieć bardzo dobrą znajomość dwóch języków, znajomość obsługi komputera (Word, Excel, Power Point, programy internetowe, programy księgowe) oraz wiedzę na temat księgowości, finansów w firmie i wiedzę prawną.

Od osoby na tym stanowisku oczekuje się prawie zawsze wykształcenia wyższego, choć czasem asystentkami zostają kandydatki z doświadczeniem, które je zastępuje. Potrzebne jej będą w pracy umiejętności dodatkowe, jak sztuka autoprezentacji, asertywność oraz spora wiedza na temat psychologii obsługi klienta, a także umiejętność kreatywnego rozwiązywania problemów.

Status społeczny asystentki

Stosunkowo wysoka pozycja asystentki na rynku pracy wiąże się z jej umiejętnościami i doświadczeniem. Dzięki temu jej status jest bliski statusowi kadry zarządzającej firmy.

Jak zostać asystentka?

Rzadko zostaje się nią tuż po przyjęciu do pracy. Zwykle trzeba zaliczyć kilka lat na stanowisku sekretarki, by zacząć pełnić funkcje asystenckie, które w firmach są traktowane jak nagroda i awans. Tak naprawdę nie ma w tym zawodzie recept na właściwą ścieżkę kariery.

Wiadomo jednak, że trzeba się do tego zawodu przygotować i nauczyć podstawowych umiejętności sekretarskich oraz nabyć sporą wiedzę wykraczającą poza tę profesję. Bardzo pomocne są w tej dziedzinie studia policealne dla sekretarek i asystentek, jednak studia wyższe z ekonomii, zarządzania lub administracji mogą się okazać lepszą przepustką do zawodu. Nauka - w zależności od studium - trwa rok lub dwa lata. Można się uczyć w trybie dziennym lub zaocznym.

Szkoły sekretarek uczą języków, zwykle dwóch - angielskiego i niemieckiego lub francuskiego. Ale, również informatyki w praktyce, a więc obsługi programów biurowych i innych aplikacji użytecznych w pracy. Poza tym sporo czasu zajmuje przedmiot z zakresu organizacji biura (nazywany np. nowoczesne biuro), poświęcony zarówno pracy ze sprzętem, jak i ergonomii. Bliski mu jest przedmiot technika biurowa, czyli obsługa sprzętu, takiego jak faks czy kopiarka. Wreszcie maszynopisanie - kolejny przedmiot praktyczny, dziś oznaczający częściej umiejętność sprawnego posługiwania się klawiaturą komputera (pisanie w tempie 200-220 znaków na min), choć również i maszyną do pisania. Z przedmiotów praktycznych w każdym studium nauczany jest również savoir-vivre w biznesie. Oczywiście słuchaczom zapewnia się praktyki w trakcie nauki i jest to szansa nie do zmarnowania, bo właśnie wtedy nawiązuje się pierwsze kontakty z przyszłym pracodawcą.

W ramach przedmiotów teoretycznych konieczne jest nauczenie się podstaw rachunkowości, bo ta wiedza będzie asystentce bardzo potrzebna. Podobnie jak elementy prawa pracy (bywa, że w niektórych sprawach zastępuje się specjalistę ds. kadr), zarządzania (asystentka z reguły kieruje biurem), psychologii oraz wiedzy o gospodarce, czyli inaczej wiadomości o prowadzeniu działalności gospodarczej.

Nauka w szkole kończy się uzyskaniem dyplomu technika prac biurowych ze specjalnością sekretarka-asystentka. Wiedza ze studium jest nie do przecenienia w codziennej pracy asystentki - przynajmniej na początku. Potem, kiedy asystentka nabiera doświadczenia, kiedy odbywa kolejne szkolenia i zdobywa doświadczenia podczas narad, posiedzeń zarządu czy negocjacji, ta wiedza staje się mniej przydatna. Asystentka musi w większym stopniu niż sekretarka sama zadbać o swój rozwój i wykształcenie. Jej praca polega w pewnym zakresie również na planowaniu i koordynowaniu działań firmy i dlatego zwykle jest ona obecna na posiedzeniach ważnych gremiów. Może od szefa otrzymać zadanie zaplanowania wydatków budżetowych, a nawet przygotowania założeń budżetu. Pracuje więc wspólnie z szefem i w pewnym stopniu odpowiada za efekty całej firmy.

Gdzie zatrudnia się asystentki?

Asystentki trafiają do pracy w firmach, instytucjach, organizacjach czy fundacjach, a także do administracji państwowej i samorządowej. W każdym z tych miejsc ich praca wygląda nieco inaczej, inne są też wymagania. Zawsze pozostają wysokie, ale też pozycja asystentki dzięki temu jest znacząca, co zwykle znajduje odzwierciedlenie w jej motywowaniu i nagradzaniu.

Zarobki asystentek

Asystentka z doświadczeniem i odpowiednią wiedzą jest dla kierownictwa firmy pracownikiem bezcennym. Dlatego jest traktowana nieco inaczej niż większość pracowników. Wysokość jej zarobków zależy oczywiście od umiejętności, doświadczenia i miejscowości, w której pracuje, ale otrzymuje pensję wyższą niż personel biurowy i jest dodatkowo wynagradzana za wyniki pracy. W Warszawie początkujące asystentki mają z reguły około 2,5 - 3 tys. zł brutto, ale te z nieco większym doświadczeniem mogą liczyć na zarobki między 3 tys. a 6 tys. zł brutto. Zdarzają się też propozycje pracy za 8 tys. zł. Asystentki z wynagrodzeniem około 8 tys. zł i więcej należą do elity zawodowej i mają wiele odpowiedzialnych zadań w pracy.

Źródło: "Zawód z pasją" P. Hebla, J. Madejski