Asystentka

Wymagania wobec profesjonalnej asystentki są bardzo wysokie, szczególnie że prócz oczywistych w tym zawodzie cech osobowości, musi posiadać wiele umiejętności wynikających z wiedzy i z doświadczenia. Z umiejętności podstawowych warto wspomnieć bardzo dobrą znajomość dwóch języków, znajomość obsługi komputera (Word, Excel, Power Point, programy internetowe, programy księgowe) oraz wiedzę na temat księgowości, finansów w firmie i wiedzę prawną. Wysoka pozycja asystentki na rynku pracy wiąże się z jej umiejętnościami i doświadczeniem. Dzięki temu jej status jest bliski statusowi kadry zarządzającej firmy.

Predyspozycje asystentki

Predyspozycje do pracy asystentki (lub asystenta) obejmują zarówno cechy osobowościowe, jak i konkretne umiejętności praktyczne. Osoba na tym stanowisku wspiera przełożonego w codziennych obowiązkach, dlatego musi być dobrze zorganizowana i komunikatywna. Asystentkami nie zostają osoby bez pewnego stażu pracy. Z cech osobowości konieczna jest asystentce dokładność i systematyczność oraz umiejętność organizowania pracy sobie i współpracownikom w zespole. Talenty interpersonalne, jak komunikatywność i umiejętność współdziałania, również się liczą. Ale kluczowa okazuje się jednak umiejętność podejmowania decyzji, samodzielność i poczucie odpowiedzialności, ponieważ asystentka często reprezentuje szefa lub firmę również na zewnątrz.

Od osoby na tym stanowisku oczekuje się prawie zawsze wykształcenia wyższego, choć czasem asystentkami zostają kandydatki z doświadczeniem, które je zastępuje. Potrzebne jej będą w pracy umiejętności dodatkowe, jak sztuka autoprezentacji, asertywność oraz spora wiedza na temat psychologii obsługi klienta, a także umiejętność kreatywnego rozwiązywania problemów.

Status społeczny asystentki

Stosunkowo wysoka pozycja asystentki na rynku pracy wiąże się z jej umiejętnościami i doświadczeniem. Dzięki temu jej status jest bliski statusowi kadry zarządzającej firmy.

Jak zostać asystentką?

Rzadko zostaje się nią tuż po przyjęciu do pracy. Zwykle trzeba zaliczyć kilka lat na stanowisku sekretarki, by zacząć pełnić funkcje asystenckie, które w firmach są traktowane jak nagroda i awans. Tak naprawdę nie ma w tym zawodzie recept na właściwą ścieżkę kariery.

Wiadomo jednak, że trzeba się do tego zawodu przygotować i nauczyć podstawowych umiejętności sekretarskich oraz nabyć sporą wiedzę wykraczającą poza tę profesję. Bardzo pomocne są w tej dziedzinie studia policealne dla sekretarek i asystentek. Rekomendowane studia, przydatne w pracy asystentki to choćby administracja, zarządzanie, ekonomia, administracja zarządcza, komunikacja wizerunkowa i public relations mogą się okazać lepszą przepustką do zawodu.

Szkoły sekretarek uczą języków, zwykle dwóch - angielskiego i niemieckiego lub francuskiego. Ale, również informatyki w praktyce, a więc obsługi programów biurowych i innych aplikacji użytecznych w pracy. Poza tym sporo czasu zajmuje przedmiot z zakresu organizacji biura (nazywany np. nowoczesne biuro), poświęcony zarówno pracy ze sprzętem, jak i ergonomii. Bliski mu jest przedmiot technika biurowa, czyli obsługa sprzętu, takiego jak faks czy kopiarka. Wreszcie maszynopisanie - kolejny przedmiot praktyczny, dziś oznaczający częściej umiejętność sprawnego posługiwania się klawiaturą komputera (pisanie w tempie 200-220 znaków na min), choć również i maszyną do pisania. Z przedmiotów praktycznych w każdym studium nauczany jest również savoir-vivre w biznesie. Oczywiście słuchaczom zapewnia się praktyki w trakcie nauki i jest to szansa nie do zmarnowania, bo właśnie wtedy nawiązuje się pierwsze kontakty z przyszłym pracodawcą.

W ramach przedmiotów teoretycznych konieczne jest nauczenie się podstaw rachunkowości, bo ta wiedza będzie asystentce bardzo potrzebna. Podobnie jak elementy prawa pracy (bywa, że w niektórych sprawach zastępuje się specjalistę ds. kadr), zarządzania (asystentka z reguły kieruje biurem), psychologii oraz wiedzy o gospodarce, czyli inaczej wiadomości o prowadzeniu działalności gospodarczej.

Nauka w szkole kończy się uzyskaniem dyplomu technika prac biurowych ze specjalnością sekretarka-asystentka. Wiedza ze studium jest nie do przecenienia w codziennej pracy asystentki - przynajmniej na początku. Potem, kiedy asystentka nabiera doświadczenia, kiedy odbywa kolejne szkolenia i zdobywa doświadczenia podczas narad, posiedzeń zarządu czy negocjacji, ta wiedza staje się mniej przydatna. Asystentka musi w większym stopniu niż sekretarka sama zadbać o swój rozwój i wykształcenie. Jej praca polega w pewnym zakresie również na planowaniu i koordynowaniu działań firmy i dlatego zwykle jest ona obecna na posiedzeniach ważnych gremiów. Może od szefa otrzymać zadanie zaplanowania wydatków budżetowych, a nawet przygotowania założeń budżetu. Pracuje więc wspólnie z szefem i w pewnym stopniu odpowiada za efekty całej firmy.

Gdzie zatrudnia się asystentki?

Asystentki trafiają do pracy w firmach, instytucjach, organizacjach czy fundacjach, a także do administracji państwowej i samorządowej. W każdym z tych miejsc ich praca wygląda nieco inaczej, inne są też wymagania. Zawsze pozostają wysokie, ale też pozycja asystentki dzięki temu jest znacząca, co zwykle znajduje odzwierciedlenie w jej motywowaniu i nagradzaniu.

Zarobki asystentek

Asystentka z doświadczeniem i odpowiednią wiedzą jest dla kierownictwa firmy pracownikiem bezcennym. Dlatego jest traktowana nieco inaczej niż większość pracowników. Wysokość jej zarobków zależy oczywiście od umiejętności, doświadczenia i miejscowości, w której pracuje, ale otrzymuje pensję wyższą niż personel biurowy i jest dodatkowo wynagradzana za wyniki pracy. Przeciętne wynagrodzenie asystentki to ok 6 000 - 7 000 tys. zł brutto.

***

Interesują Cię studia ekonomiczne?

Poznaj kierunki prawno-administracyjne.

Nie wiesz, w jakim mieście studiować? - wybierz swój ośrodek akademicki.

Wyszukiwarka uczelni, kierunków, typów studiów ułatwi decyzje wszystkim niezdecydowanym kandydatom.

Wybiegaj w przyszłość, zaplanuj Studia podyplomowe.