Office Manager

Office Manager to osoba odpowiedzialna za właściwe funkcjonowanie biura (w węższym znaczeniu sekretariatu) bądź siedziby firmy. Do zadań Office Managera należy bieżąca obsługa dokumentacji (faksy, listy, korespondencja przychodząca i wychodząca), obsługa dostaw, zamówienia materiałów biurowych, dbałość o serwis sprzętów (kserokopiarki, aparaty telefoniczne, dystrybutory wody, urządzenia faksowe), rezerwacja biletów, przygotowywanie delegacji, kontakty z dostawcami i partnerami firmy, dystrybucja poczty wśród pracowników, uaktualnianie wewnętrznych numerów telefonów i adresów, także odbieranie telefonów.

Często kierownik biura zajmuje się także zestawieniami wydatków dla księgowości. W mniejszych firmach może być odpowiedzialny za rekrutację pracowników niższego szczebla. Oczywiście każde przedsiębiorstwo ma swoją specyfikę, dlatego też zakres obowiązków kierownika biura bywa różny w różnych firmach.

Predyspozycje kandydata

Na stanowisku Office Managera niezwykle ważne są doskonałe umiejętności organizacyjne, które pozwolą sprawnie zarządzać biurem w każdej płaszczyźnie jego funkcjonowania. Należy znać obsługę urządzeń biurowych oraz komputera (pakiet MS Office, zwłaszcza Word, Excel, Access). Istotna jest komunikatywność, wysoce rozwinięte umiejętności personalne, nienaganna kultura osobista, pewność działania. Mile widziane jest wykształcenie wyższe, choć nie jest ono warunkiem koniecznym. Na pewno dobrą bazą będą studia administracyjne.

W niektórych firmach oczekuje się znajomości języka angielskiego, a nawet drugiego języka obcego.

Jak zostać Office Managerem?

Najczęściej kierownikiem biura zostaje pracownik, który wcześniej odpowiadał za prace sekretariatu, kwestie administracyjne, organizacyjne, szeroko rozumiane prace biurowe. Zwykle awanse odbywają się wewnątrz firmy, rzadziej stanowiska obsadzane są pracownikami z rekrutacji zewnętrznej. Średnia wieku kierowników biura wynosi 32 lata. W profesji tej zauważa się przewagę liczbową kobiet.

Doskonale zorganizowany i cieszący się uznaniem zwierzchników Office Manager może liczyć na awans w postaci stanowiska kierownika administracyjnego lub Project Managera. Czasami kierownicy biur kontynuują ścieżkę rozwoju w działach logistyki.

Zarobki w branży

Wynagrodzenia kierowników biur uzależnione są przede wszystkim od wielkości przedsiębiorstw, które ich zatrudniają. W niewielkich firmach, gdzie Office manager jest bardziej sekretarzem czy sekretarka pensja może wynosić od 2 do 3 tys. złotych. Ale już w dużych przedsiębiorstwach, zwłaszcza z kapitałem zagranicznym, miesięczne uposażenie może być na poziomie 9 - 11 tys. złotych. Najczęściej spotykane bonusy to: premie kwartalne, auto służbowe, telefon, laptop, prywatna opieka medyczna.